2026.10.19
kintoneを導入したきっかけ
Excel中心の管理で見えてきた、情報共有とデータ管理の課題
kintoneを導入したのは、今から約4年前です。
導入前は、ほとんどの業務をExcelで管理していました。複数人で利用するファイルであっても同時に作業できないため、誰かがファイルを開いている間は、ほかの社員が編集できません。
そのため、「作業が終わったらファイルを閉じてください」と声を掛け合うことが頻繁にありました。
また、設定や数式が意図せず変更され、ファイルが正常に機能しなくなることも少なくありません。
特に、重要な情報を誰でも編集できてしまう状態はリスクがあり、適切に管理できる仕組みへ見直す必要性を感じていました。
案件の進捗についても、各担当者が個別に管理していたため、必要な情報を確認するには本人へ問い合わせる必要がありました。
情報が一元化されておらず、社内での共有や状況把握に手間がかかることも課題の一つです。
もともとCybozu Officeを利用していたこともあり、kintoneの存在は以前から知っていました。
30日間の無料お試し期間では、社内の担当者がさまざまな業務をアプリ化し、実際の運用を見据えた活用方法を形にしていきました。
短期間で幅広い業務に活用できることを実感し、kintoneの可能性を感じたことから、ほかの製品と比較することなく導入を決定しました。
現在のkintoneの活用方法
業務情報の適切な管理と、部署を越えたコミュニケーションに活用
現在は、業務管理から社内コミュニケーションまで、幅広い用途でkintoneを活用しています。
その一つが、サクシーさんに構築していただいた「営繕管理表アプリ」です。
このアプリでは、業者やオーナー、入居者とのやり取りを経て決定した数値や日程などを一元管理しています。
-営繕管理アプリ-
登録する情報には営業スタッフの歩合に関わる内容も含まれるため、正確性を保てるよう、編集権限を細かく設定しています。
kintoneは、アプリ単位だけでなく、フィールド単位でも閲覧や編集の権限を設定できます。
-Crenaプラグイン-
条件付きで【非表示】【編集不可】としたいフィールドはプラグインも併用し、実現
一方、社内コミュニケーションの活性化を目的に作成したのが「Thank youアプリ」です。
「社員同士でありがとうを伝え合おう」という上長の提案から生まれたアプリで、日頃の感謝をメッセージとして登録しています。
特に、普段接点の少ない他部署の社員に向けて利用されることが多く、直接伝える機会の少ない感謝を届ける仕組みとして、部署を越えたコミュニケーションに役立っています。
-Thank youアプリ-
導入後の効果
確認のための連絡を削減。紙の承認も場所を選ばず進められるように
kintoneの導入後は、社員全員が同じ情報を確認できるようになりました。
以前は、必要な情報を持っている担当者に直接確認しなければならない場面が多くありましたが、現在はkintoneを確認すれば、必要な情報をすぐに把握できます。
その結果、確認だけを目的とした連絡が減り、社員同士のやり取りもよりスムーズになりました。
特に大きな変化を感じているのが、上長への報告や承認に関する業務です。
これまでは紙で行っていた承認作業も、kintone上で報告から承認まで完結できるようになりました。
モバイルアプリやiPadも活用しているため、上長が外出している場合でも、場所を選ばず内容を確認し、承認できます。
社内に戻るまで待つ必要がなくなり、業務を滞りなく進められるようになりました。
また、kintoneを開いた際に、社員が必要な情報をすぐに把握できるよう、スペースごとのお知らせ画面にもこだわっています。
作成には苦労しましたが、現在では情報を届ける入口として、日々の情報共有を支える大切な画面になっています。
-kintoneアプリ作成練習用スペース-
個人の相談スレッドも活用し、たくさんの人がアプリを作れる環境を整備
SACCSYの関わり方
専任担当者の退職後も、社内の業務改善を止めないためのパートナー
サクシーさんに依頼する前は、社内にkintoneの専任担当者がいました。
専任担当者が今のkintoneの土台を作り、社員向けの勉強会も開催するなど、社内でkintoneの活用を進めていました。
しかし、その担当者が退職することになり、今後も継続してkintoneを運用・改善していくため、外部のサポートを検討しました。
数社から話を聞きましたが、皆さんの親しみやすい雰囲気と、代表の行武さんから感じた「難しいことも、どうにかします」という前向きな姿勢が、サクシーさんに依頼する決め手になりました。
サクシーさんは単純にシステムを構築するだけではなく、私たちがやりたいことをどのように実現するか、一緒に考えてくれるパートナーだと感じています。
kintoneの標準機能については社内でもある程度扱えていましたが、プラグインの導入や設定など、専門的な知識が必要な部分をサポートしてもらえたことが非常に助かりました。
社内だけでは実現方法が分からないことも、相談しながら形にしていけるため、専任担当者の退職後もkintoneの改善を止めることなく進められています。
今後の展望
使う人から、育てる人へ。社員主体のkintone活用を目指して
業務改善はアプリを作って終わりではありません。
会社の業務や運用方法が変われば、それに合わせてアプリも変化させていく必要があると考えています。
現場の社員が主体性を持って、全員で改善に取り組める環境を作っていきたいと思っています。
社内には、まだアプリ化できていない業務や解決したい課題が数多くあります。
今後もサクシーさんと相談しながら、業務の変化に合わせてアプリを改善し、会社とともに成長するkintoneを目指していきます。
株式会社アイネット様 -会社外観-
